1. Rekisterinpitäjä
Anticimex Oy (Y-tunnus: 0568693-7)
Uutistie 3 C, 01770 Vantaa
p. 0207 495 706 (vaihde)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mirva Helin
Uutistie 3 C, 01770 Vantaa
p. 0207 495 706 (vaihde)
info(at)anticimex.fi
3. Rekisterin nimi
Anticimex Oy:n asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri, markkinoinnin kampanjarekisteri
4. Rekisterien käyttötarkoitus
Käsittelemme rekistereissä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme tietoja. Rekisteröinnin perusteena on yhteydenotto tai sopimussuhde Anticimexiin, Anticimexin tuottamien palveluiden tilaaminen tai markkinointiluvan antaminen. Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeellisia palvelun tuottamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi, mukaan lukien laskutus. Markkinointirekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää asiakkaiden segmentointiin, myynti- ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseen. Tietoja voidaan käyttää Anticimexin toiminnan kehittämiseen ja tilastolliseen tarkoitukseen. Tietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679) 6(1)f artiklan mukainen oikeutettu etu sekä 6(1)c artiklan mukaiset lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
5. Rekisterien tietosisältö
Asiakasrekisteri
- Etu- ja sukunimi
- Toimitus-, laskutus- ja yhteydenotto-osoite
- Puhelinnumero(t)
- Sähköpostiosoite
- Yritys
- Strukturoidut tiedot, kuten asiakkaan yhteyshenkilön linkitys asiakkaaseen ja käyntikohteen osoitteen linkitys tilaavaan asiakkaaseen
Markkinointirekisteri
- Etu- ja sukunimi
- Puhelinnumero(t)
- Sähköpostiosoite
- Yritys
- Titteli/asema yrityksessä
- Rekisteröidyn antamat markkinointiluvat ja -kiellot sekä tiedot uutiskirjeiden tilauksesta
- Markkinoinnin ja myynninedistämiseen liittyvät toimenpiteet
- Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot Anticimexin verkkosivuilla
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan ilmoittamat tiedot yhteydenottolomakkeen kautta, tilauksen tai sopimuksen teon yhteydessä taikka myöhemmin asiakkuuden aikana puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
Erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien yhteydessä rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella. Uutiskirjeen tilauksen, erilaisiin palveluihin, markkinointikampanjoihin ja kilpailuihin rekisteröitymisen/ilmoittautumisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella.
Evästeet, Google Analytics ja AdWords, Freespee sekä Hubspot keräävät tietoa verkkosivuvierailuista ja -käyttäytymisestä, kuten katsellut sivut, sivustolla kulutettu aika ja sivustolle saapumiseen liittyvät tiedot, käyttämäsi laite tai yhteyttä koskeva tieto (IP-osoite tai muu tunniste).
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa tuomioistuimelle, poliisille tai ulosottoviranomaiselle.
8. Tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei se ole Anticimex Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään ne rekisterinpitäjän toimitiloissa lukituissa kaapeissa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja ohjeita. Rekisterinpitäjän toimitilat ovat lukituissa tiloissa ja kiinteistössä on kulunvalvonta.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Asiakasrekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä Anticimex Oy:ssä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on käyttöoikeus myönnetty.
10. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista sekä tarkastaa häntä koskevat Anticimex Oy:n asiakasrekisterissä olevat tiedot. Tarkastus- ja poistopyyntö tulee lähettää postitse kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (kohta 2.). Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Anticimex Oy:n asiakasrekisterin rekisteritietoja. Rekisteröidyn tulee saapua varmentamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän tiloihin osoitteeseen Uutistie 3 C, 01770 Vantaa virka-aikana. Tarkastus toteutetaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa pyynnön saapumisesta rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavaan henkilöön (kohta 2.).
Rekisteröity voi myös milloin tahansa hallinnoida markkinointilupaansa sekä tilaamiaan uutiskirjeitä sähköpostin yhteydessä. Jokaisen sähköpostin lopussa on linkki, josta pääsee hallinnoimaan näitä tietoja.
Lisäksi Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu rekisterinpitäjän toimista tietosuojan valvontaviranomaiselle. Kantelu voidaan tehdä erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee taikka tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot ovat saatavilla osoitteessa www.tietosuoja.fi.
11. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen
Henkilötietoja säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan tai niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.
0207 495 706